ウランバ・ブログ
Excelで在庫管理を続けると、なぜ販売管理と数字が合わなくなるのか
「在庫数はExcel上では合っているはずなのに、販売管理の数字と合わない」
「月末になると、いつもどこかでズレている」
Excelで在庫管理をしている現場では、こうした違和感が少しずつ積み重なっていきます。大きなトラブルが起きているわけではない。でも、数字を完全には信じきれない。
この状態が続くと、最終的に困るのは現場だけではありません。
経営判断に使う数字そのものが、あいまいになっていきます。
この記事では、「Excelが悪いから」ではなく、
なぜExcel運用では販売管理と在庫管理の数字がズレやすいのか、その構造を整理します。
なぜ販売管理と在庫管理はズレるのか
本来、販売と在庫は連動して動くものです。
- 受注が入る
- 出荷される
- 在庫が減る
この流れ自体は単純です。しかし現実の業務では、
- 受注後のキャンセル
- 出荷前の変更
- 返品
- 複数チャネルからの同時注文
が日常的に発生します。
Excelでは、販売管理と在庫管理が「別の表」「別の入力」として存在するため、
販売は計上されたが在庫は減っていない
在庫は修正されたが販売側には反映されていない
という状態が簡単に起きます。
このズレは、誰かの不注意ではありません。構造的にズレが起きやすい形になっているのです。
Excelで工夫しても限界がある理由
「関数を組めばいい」
「マクロで自動化すればいい」
そう考えて対策を重ねる現場も多いと思います。
確かに、一定までは改善できます。
しかし、次の問題が必ず出てきます。
仕組みを理解している人しか直せない
担当者が変わると運用が崩れる
例外対応が増えて複雑になる
結果として、
「合っているはずだけど、完全には信用できない数字」
が残り続けます。
Excelは小規模で静的な管理には向いていますが、
日々動く販売と在庫を同時に管理する用途には向きにくいのが現実です。
どう考えるとズレを減らせるのか
重要なのは、ツールの名前ではありません。
次の点を満たしているかどうかです。
- 販売と在庫が同じデータを見ている
- 入力が一度で済む
- 修正履歴を後から追える
- 現場が考えなくても数字がつながる
この条件を満たすことで、「人が頑張って合わせる管理」から「自然に合う管理」に近づきます。
それでも在庫管理アプリケーションを導入しなくていいケース
すべての会社が仕組みを変える必要はありません。
例えば、
- 商品点数が少ない
- 販売チャネルが単一
- 担当者が固定され、今後も変わらない
こうした場合は、Excelのまま運用ルールを整理する方が現実的なこともあります。
大切なのは、「今のやり方で、これからも数字を信じ続けられるか」を判断することです。
まとめ
Excelで在庫管理を続けると数字が合わなくなる理由は、操作ミスでも、努力不足でもありません。
販売と在庫を別々に管理する構造そのものにあります。
今すぐ何かを導入する必要はありません。
ただ一度、自社の数字が「どこで」「なぜ」ズレているのかを構造として見直してみることが、次の判断につながります。