組織が成果を出すうえで、会議の重要性については語るまでもないでしょう。しかし実際には、会議がうまくいっているという会社は意外と少ないのではないでしょうか。あなたの会社はいかがですか？
うまくいかない例は様々ですが、よくあるケースとして、メンバーからなかなか意見が出ないことがあります。このとき経営者としては議論を活性化させるためにちょっとした意見を出すのですが、メンバーはその言葉を重くとらえてしまい、意図に反して議論が自分の出した意見の方向に向いてしまう、といった経験は経営者なら一度はあるのではないでしょうか。
こうなってしまうと、メンバーには「やらされ感」が残ってしまい、成果に結びつきにくくなります。「成果が出ない」→「意欲が低下する」→「行動の質が低下する」→「ますます成果が出ない」という負のスパイラルの発生です。経営者としては非常に悩ましい状況です。
では、こうした負のスパイラルを脱却するにはどうしたらいいのでしょう？ メンバーが主体的に会議で意見を述べてくれれば問題は解決です。しかし、どうしたらメンバーが主体的に会議で意見を述べるようになるかが大きな問題です。そこで今回は、そのヒントをお伝えしたいと思います。
#１ 天国と地獄の違いはご存知ですか？
ここで、ひとつの寓話を紹介します。有名な話なので聞いたことがある方も多いかもしれません。
実は天国でも地獄も環境は同じです。温暖な気候で、時間になれば美味しい食事が提供されます。しかし、なぜか地獄の住人はやせ細りイライラして言い争いばかりです。一方、天国の住人はふくよかで幸せそうな笑顔で暮らしています。
このような違いはなぜ生まれるまれるのでしょう？ 実は、天国と地獄には、ある共通のルールがあります。食事は長い箸でしなければならないのです。
地獄の住人は、長い箸で食事を取り合いになりますが、箸が長くて自分では食べられません。このため地獄の住人はやせ細りイライラしています。お腹が減っているので、ますます食事の取り合いになってしまいます。
では、天国はどうでしょう？ もうお分かりですね。長い箸でお互いの口に食事を運んであげるているのす。天国ではお互いに助け合っているので、天国の住人はお腹いっぱいで幸せなのです。
#２ 成功のグッドサイクルを生む「心がけ」
この寓話で特に注目にしてほしいのは、天国のお話です。ここには、話しにくい雰囲気の会議を解消する大きなヒントがあります。突然ですが、ひとつ質問です。あなたが見ず知らずの人達ばかりの会議に参加したとします。あまり活性化していない会議を変えるとき、以下のうちどちらの方がやりやすいですか？
- 自分が勇気を持って発言する
- 周りの人が発言しやすいようにサポートする
当然ながら、②でしょう。もし、会議の参加者全員が天国の住人のような心がけで会議に参加できれば、少しずつ会議は活性化していきます。
ここで、少し想像してみてください。会議に参加しているメンバー全員の顔を思い浮かべ、その一人ひとりが会議で発言しやすくするために「私は何ができるか」を想像してみてください。
人にはそれぞれのキャラクターや、役職・役割があります。たとえば、じっくり考えて話す人に対してはしっかり待って上げることができるでしょう。逆に、何度も同じことを繰り返し言う人がいれば、ホワイトボードに発言を書くことで、「あなたの発言を受け取りましたよ」というメッセージを送ることもできます。そして、意外と難しいのが上下関係などを気にして発言を控えてしまう方の発言を促すことです。これは、経営者一人だけでなく組織風土に関わる問題だからです。
まず、はじめ自分で心がけてみてください。そして、他のメンバーにはたらきかけ、少しずつ会議に「天国の住人」を増やしてみてください。参加者全員が「天国の住人」となり、「天国の会議」が開催された時、きっと大きな成果が生まれることでしょう。
最後に、もう一つ紹介したい話があります。マサチューセッツ工科大学の教授ダニエル・キム氏が提唱した、「組織の成功循環モデル」というものです。ビジネスにおいては、「結果の質」が求められます。その質を高めるためには「行動の質」が重要で、質の高い行動を生み出すためには「意識の質」が必要です。そして、意識の質を高めるには「関係の質」が重要であるというものです。ここで大切なのは、結果を求めるあまり「結果の質」ばかり注目してしまうとバッドサイクルに陥ってしまうということです。一方、「関係性の質」を高めるとグッドサイクルが生まれます。
ぜひ、会議だけでなく日ごろから、「関係性の質」を高め大きな成果（売上）を達成してください。そして上った売上は、もちろん、ウランバで管理しましょう！
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執筆者：取材の学校 ライター 猪瀬記利
中小企業診断士
1968年生まれ。茨城県出身。東北大学工学部卒。中小企業診断士（2015年登録）。大学卒業後、株式会社リクルートにて新卒向けの求人情報誌の制作・編集に携わった後、転職し転職サイトの立ち上げなどに携わる。現在は「一人ひとりが自分らしさを発揮し、イキイキと働く手伝いをすること」をモットーに中小企業診断士として、執筆や講師業などを中心に活動中。長年の人材業界で経験をベースに「人」や「組織」に関わる分野を中心に活動するほか、求人情報誌の制作・編集で培った「伝える」ノウハウを活かした執筆や講師として活躍中。
