効率よく仕事をすることは人類共通の夢である――とまでは言いませんが、もっと効率よく仕事をしたいと考えている方は多いことでしょう。効率よくできれば成績が上がるのに。効率よくできれば早く帰れるのに。効率よくできれば…
何をもって「効率よく」と言うのかは人それぞれですが、効率よく仕事をするとスピードが上がるという共通認識はあるでしょう。ここでは、「仕事の質を変えずに完了までの時間を短縮すること」を仕事の効率を上げると考えることにします。もちろん、同じ時間でより質の良い仕事をすることも効率がよいと言えますが、それはここでは考えません。
では早速、仕事の効率を上げるために意識しておくとよいポイントを、３つご紹介します。
#１ 時間を意識する
今月の残業時間は何時間でしたか？先月は？では、去年の今頃は？なかなか覚えていないものではないでしょうか。
時間を意識して仕事をすることはとても重要です。この場合の時間は、何時何分ということではなく、その仕事にどれだけ時間がかかったかということです。どれだけの時間がかかったのかが分からなければ、それが長いのか短いのか判断できません。また、効率が上がったのか下がったのかの評価も感覚的なものになってしまいます。まずは、何にどれだけの時間がかかっているのかを把握しましょう。そしてそれが適当なのか、目標時間はどれくらいか、などを考えるようにします。
#２ 手順を意識する
最近では新人であっても同時に複数の仕事を処理していかなければなりません。複数の仕事を効率よく進める人は事前のさばきが上手なことが多いです。「優先度をつける」などと言われることです。
ちなみに私は「処理時間の長さ」と「締切の近さ」で仕事を分類しています。そのうえで、まずは処理時間の短いものを一気に片づけていきます。次に締切の近いもの、最後が締切の遠いものです。実際には締切の近いものを処理する間に、締切の遠いものが締切の近いものに変わっていくので、延々と締切の近いものを処理することになるのですが…。これのよいところは、処理時間の短い仕事を先にどんどん片付けるため、何となく自分は効率よく仕事ができていると錯覚できることです。錯覚でもいいのでこういう感覚をもてると、次第次第に事実も錯覚に追いついてきます。
#３ 次を意識する
究極の効率化はリサイクルにあります。これは多くの人があまり考えずに行っていることです。何かの書類を作るときに一から作る人はそれほど多くないでしょう。仕事というのは同じことの繰り返しであることがほとんどです。そのようなときに前に作った書類を修正して次の仕事で利用することは誰でもやっているでしょう。これは効率がいいですね。
でも、待ってください。修正する前の段階は効率的ですか？「前に作った書類」を探すのに時間がかかってはいないでしょうか。探したけど見つからなかったという経験はないでしょうか。これではせっかくのリサイクルも効果がありません。次に同じ仕事をする場合を考えて、探しやすいようにルールを決めておくとよいでしょう。フォルダを綺麗に分けるのも一手です。ファイル名に検索用の単語を入れておくだけでもよいでしょう。
多くの人がたくさんの仕事を抱えて日々やりくりをしていることでしょう。その中には、質は目標水準だけど時間がかかりすぎている仕事や、時間内に終わらせるため多少の質を犠牲にしている仕事があると思います。今回ご紹介したことを意識して、前者の仕事のスピードが上げることができれば、できた余裕で後者の仕事の質も上げられるでしょう。日々の細かなところから「カイゼン」していきませんか？
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執筆者：取材の学校 ライター 中小企業診断士 霜田 亮
1981年生まれ。同志社大学法学部退学。大阪大学大学院工学研究科博士前期課程修了。中小企業診断士、弁理士、社会保険労務士。2016年4月独立開業。弁理士として多くの技術を見てきた経験を活かした製造業の支援が得意。「技術力を経営力に変えるお手伝い」をモットーに、事業計画作成や資金調達など多岐にわたって企業のサポートをしている。趣味は筋トレ。虚弱体質改善のため昨年からジムに通い始めたものの体力アップではなく、マシントレーニングにはまる。最近ようやくシックスパックの兆しがみえてきた。
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