#情報が社内でバラバラになってしまっていませんか？
IT活用をお手伝いするため、様々な企業様でお仕事を拝見していますが、残念ながら多くの職場で「情報が散乱」してしまっています。パソコンなどで管理できるデータは簡単にコピーができることが利便性の高さを生むのですが、その反面不要なデータも沢山できてしまい、「どれが本当（最新）の情報なのかわからない」「数多くあるデータの重要度がわからない」「必要なデータを探すのに時間がかかる」といった状況があちこちで見受けられます。
大事な情報も使いたいときにすぐに使えなければ意味がありませんし、それ以上に「正しい情報」でなければ経営上も多大な損失をもたらす可能性があります。また、重要度の異なる情報が混ざってしまうことで、バックアップなどのコストも無駄に発生するかもしれません。
#まず情報＝データを一つにまとめてみよう
そんな問題を解決してくれるのが「情報の一元化」です。これはつまり、データを一つにするということ。
例えば、全社の売上管理データは一つに集められているでしょうか？
担当ごとにデータをバラバラに管理していると、情報の正確性はその担当しかわからないことになってしまいます。担当が提出したデータをもとに管理部門で全社集計などを行っても、「提出データ」自体がコピーとして出されていると、元のデータ（担当の手元データ）が更新されてもそれは反映されませんから、集計データは誤ったものになってしまいますよね。担当から情報更新の連絡が入るようなルールにしていても、タイムラグは発生しますし、人のすることにはミスもありますから、担当者数や扱い件数の規模が大きくなるほど、ぴたっと合わせるのは至難の業ということになります。
でも、売上データは常に一か所で管理する、ということに変えてみるとどうでしょう？ 各担当はその一つのデータにアクセスして情報を更新します。自分の担当分だけ出力したいような場合にも、そこから引っ張り出す形にしてデータを利用します。全社集計などはもちろん、その一つだけのデータを使えば間違いのない集計が行えますね。さらに、データを安全に保存するためのバックアップも、その大事な一つのデータだけをとっておくことができれば充分ということになります。
#一元化をするために大切なこと
「それはわかっているんだけど実現するとなるとなかなか難しい…」というご意見も多く耳にします。ただ、情報を一元化するときにスムーズに進めるためのポイントは一つだけです。
それは、「誰もが使いやすい、わかりやすい情報共有を行うこと」です。
例えば、データベースやデータサーバーを用意して、そこに大事なデータを保存することにしたとしても、自分の欲しい情報がすぐに見つからないのでは、誰もそこを活用しようとはしません。つまり、今までと同じように自分の手元で各担当がバラバラにデータを管理してしまいます。
大事なのは「誰が見てもわかりやすい」こと。フォルダーの構成や、データの持たせ方など、事前にユーザーの声を確認しながら設計する必要があります。
すべてを一から作り上げるのが難しい場合には、グループウェアなどのツールを使うのも良いでしょう。
「ウランバ」は、販売情報を部門を越えて一元管理するクラウドサービスです。営業担当個人はもちろん、経理などの管理部門、発送などの流通部門、そしてもちろん経営者様まで、最新の情報を一元で確認いただくことが可能です。
販売管理情報が散乱して困っている経営者様、ぜひ一度ご検討ください。
執筆者：取材の学校 ライター 古澤登志美
中小企業診断士、基本情報技術者、ミラサポ登録専門家
育児によるブランクを経て、ミニコミ誌作成会社に勤務。進捗管理の中、パソコン等機器のメンテナンスも任されるうち、一般家庭を含むパソコンのユーザーサポートの必要性に気づき2001年に起業。以降、IT系セミナー講師やITを活用した販促支援などにもその守備範囲を広げ、「教える力」×「解決する力」を強みとして、すぐ隣に寄り添うサポートを提供中。
